Brukermanual: Nordea Webfactoring

URL: https://www.webfactoring.no/clientmgr-aqlive/SignOn.action
Brukernavn og passord skal ha blitt tilsendt på e-post fra Nordea (engangspassord – så personlig passord skal være satt av hver enkelt).

Bruksområder:
Det er hovedsakelig funksjonene under “Debitorer” som blir brukt. Her finner du det meste av informasjon som kunder etterspør. Det inkluderer bl.a.:

–Debitor søk: det er her du søker opp kunder, og det er alltid her du begynner når du skal sjekke opp noe for kunden. Her anbefales det å søke på debitornr (kundenummer som finnes i både Xsale og Tripletex), men det er også mulig å søke på andre parameter som eks. debitornavn – dog øker sannsynligheten for at du får treff på gammelt kundenummer, får null treff pga. skrivefeil/annet juridisk navn e.l. Videre trykker du på “søk”. Gitt at søket gir treff i Nordea sine systemer vil du få opp informasjon tilhørende søkeresultatet.

–Åpne poster: det er her du finner informasjon om kundens utestående fakturaer, enten de har forfalt eller ei. Dersom kunden har fakturaer som p.t. ikke er betalt vil du få opp informasjon om dette, med detaljer som “bilagsnummer” (fakturanummer), “bilagsdato” (dato for fakturering), “forallsdato”, “beløp”, “saldo” (restbeløp på opprinnelig faktura) og “innkrevingsstatus” (eks. automatisk innkreving/automatiske purringer, som betyr at det er sendt inkassovarsel, eller “inkasso” dersom fakturaen er sendt til inkasso hos Intrum).

Du kan også trykke på “lukkede poster”, som vist nederst til høyre på skjermbildet over, for å få en oversikt over tidligere fakturaer som har blitt betalt/kreditert. Når du trykker på lukkede poster må du aktivt velge hvilken periode du skal se lukkede poster for. Om du ønsker å se historikk for samtlige fakturaer kan du trykke på “lukket dato”, uten å legge inn tidsintervall, og trykke på “OK”.

I oversikten over lukkede poster finner du informasjon om type (faktura/innbetaling/kreditnota), bilagsnummer, bilagsdato, forfallsdato, beløp og referanse (KID-nummer brukt ved innbetaling). I skjermbildet under har jeg markert fakturaer og innbetalinger som matcher. Dette ser man ofte på beløpet, men man kan også se dette ved å matche bilagsnummer og referanse (se markert under bilagsnummer på innbetaling) – hvor bilagsnummeret fremkommer av referansen. Det hender at kunder betaler med feil referanse, og da vil man av referansenummeret se hvilken faktura sin betalingsinformasjon de har brukt ved innbetaling. Dette kan medføre at kunden får returnert en innbetaling, om en faktura er betalt dobbelt opp, eller at det ligger et beløp under “åpne poster” som ikke er matchet mot en faktura.

–Kontobevegelser: her får du mye av den samme informasjonen som du finner under “lukkede poster”, i tillegg til informasjon om eks. innbetalinger/utbetalinger som ikke er knyttet mot en spesifikk faktura – f.eks. på grunn av feil/manglende referanse. På samme måte som for lukkede poster må du definere hvilken periode du ønsker å se kontobevegelser for. Dersom du ønsker å se samtlige kontobevegelser velger du “dato”, uten å legge inn tidsintervall, og trykker på “søk”.

Dersom en kunde sender oss en henvendelse, og ønsker en reskontroutskrift for en gitt periode, finner vi dette ved å definere tidsperioden vi skal hente kontoutskrift for, trykker på “søk”, etterfulgt av printerikonet øverst til høyre i skjermbildet ovenfor. Du vil da få opp et nytt vindu for lagring av oversikten, som du videre kan sende til kunden. En reskontroutskrift er i korte trekk en oversikt over hva kunden er fakturert og hva de har betalt i en gitt periode.