Purchase order / innkjøpsordre

RUTINEBESKRIVELSE AV PURCHASE ORDER / INNKJØPSORDRE I SHIPHERO

Alle våre kunder må benytte seg av funksjonen «Purchase Orders» i Shiphero i forbindelse med varemottak/innkjøp som skal behandles av Lettbutikk.

For kundene våre gir denne funksjonen økt kontroll og en enkel oversikt over hvilke produkter som er mottatt/ikke mottatt i de enkelte varemottakene.

Viktige momenter ved varemottak:

• Alle PO`er som opprettes må ha samme nummer/referanse i Shiphero som på produktene/eskene
• Hvis det er behov for merking eller andre momenter FØR produktene legges på lager, benyttes enten kommentarfeltet per produkt eller per varemottak inne på PO`en
• Alle produkter må være merket med SKU (Artikkelnummer), hvis leverandørens SKU er annerledes enn SKU i nettbutikken finnes det to felt for SKU i Shiphero – ta kontakt med oss på teknisk@lettbutikk.no for å løse dette.

Det er i hovedsak to måter å opprette en PO på, 1) manuelt og 2) laste opp csv fil. Vi beskriver begge metodene nedenfor.

For å se på innkjøpsordre/Purchase order så går du på fanen «Purchase Orders» og «All Purchase Orders».

En PO som har status Pending, er opprettet av kunde men ikke mottatt av lageret.

En PO som har status Warehouse Received er mottatt av lageret, men ikke påbegynt.

En PO som har status In Progress er påbegynt.

En PO som har status Closed er fullført, helt eller delvis.

En PO som har status Canceled er kansellert.

Opprettelse av manuell PO (egner seg for 1-20 unike produkter)

1. Trykk på fanen «Purchase Orders» og deretter «All Purchase Orders».
   1. Øverst i høyre hjørnet trykker du på  «+ Create A Purchase Order»
   1. Velg Vendor fra dropdown meny:
      1. Vendor = Leverandør/Produsent
         1. Enten setter vi opp en Vendor som har samme navn som nettbutikken, slik at alle produkter kobles mot kun en Vendor i Shiphero.
         1. Alternativt kan vi opprette Vendor (reelle leverandører/produsenter) på produkter, ved å gjøre dette kan man benytte seg av funksjoner i Shiphero som blant annet automatisk utsendelse av e-post til Vendor.
      1. Warehouse = Lettbutikk – Primary
      1. Maximum Products for this PO = velg antall

• Skriv inn SKU/artikkelnummer i søkefeltet nedenfor og trykk på ønsket produkt for å legge til
  • Ikke trykk på noe når du skriver inn SKU, produktet dukker opp av seg selv

• Når du legger til produkter velger du antall ved å oppdatere feltet «Quantity»
• Det er mulig å tillate salg av produktene FØR de er lagt inn på lageret, da benyttes feltet «Sell Ahead», antallet som skrives inn blir tilgengelig i nettbutikken
• Husk å trykke på «Save Order» når du er ferdig

• Når du har trykket «Save Order» så kommer du videre til en oversikt over PO`en
  • Husk å endre følgende på høyre side:
    • PO nummer
    • Expected date/forventet dato for levering på lageret

Det er også mulig å legge til sporingsnummer hvis tilgjengelig

• Under hvert produkt er det et kommentarfelt som kan benyttes til å gi beskjed til lageret, for eksempel skal noen produkter merkes med noe, legges i poser eller annet

• Det er også mulig å benytte kommentarfeltet «Note for warehouse packer» som gjelder hele PO`en, som er nest lengst nede inne på PO siden, HUSK å trykke «Update» for å lagre kommentar. Her kan man skrive en kommentar til de som gjennomfører varemottaket.

• Når du er ferdig trykker du på «Save Changes» på høyre siden:

Opprette PO ved å laste opp CSV/excel fil

1. Trykk på fanen «Purchase Orders» og deretter «All Purchase Orders».
   1. Øverst i høyre hjørnet trykker du på  «Upload Purchase Orders»
   1. Trykk på det røde + tegnet på høyre side for å velge en fil som skal lastes opp
      1. For å kunne laste opp en fil må den først konverteres til Amerikansk csv
         1. Dette gjøres enkelt ved å kopiere informasjonen inn i et google sheet. Link til google sheet:  https://www.google.com/sheets/about/
         1. Se vedlegg for mal og hvordan konvertere excel til csv.
   1. Trykk på Upload når du har valg riktig fil

• Når du trykker på «Upload» lastes filen opp og du får en oversikt over alle produktene i PO`en

• Gå tilbake på «Purchase Orders» og  «All Purchase Orders», her skal PO`en ligge
  • Trykk deg inn på PO`en ved å trykke på «View» på høyre side

• Når du kommer inn på PO`en gjentar du stegene som beskrevet i manuell opprettelse av PO, punkt 6-10.