Rutine ved endring av organisasjonsnummer (QS og LB)
Dersom en kunde har endret/skal endre organisasjonsnummer, og ønsker å forbli kunde/videreføre avtalen sin med oss, er det noen ting som må på plass fra vår side. Denne endringen skal ikke tilbakedateres, så det må avtales en fremtidig dato med kunden som denne endringen blir gjeldende fra. Hør med KAM/nærmeste leder dersom dette byr på utfordringer.
Under finner dere rutine for hvordan en slik prosess skal håndteres.
Obs! Huk tak i nærmeste leder ved henvendelser som dette, slik at leder er informert og prosessen blir gjort riktig.
Quickship-kunde endrer organisasjonsnummer
1. Nytt kundekort må opprettes og fylles ut i Xsale med nytt organisasjonsnummer og evt. nytt firmanavn. Utover dette skal resten av informasjonen på det gamle kundekortet “overføres” til det nye.
2. Standardskjema for innhenting av relevant informasjon skal sendes til kunde, fylles ut og sendes i retur av kunde, slik at vi har dokumentert hvilken informasjon som skal gjelde for den videreførte avtalen på nytt kundekort.
3. Ny avtale sendes til kunde og signeres digitalt.
4. Når alle de ovennevnte punktene er fulgt skal du eksportere kundekortet til Tripletex fra Xsale. Kunden blir da aktiv, og får automatisk tildelt et nytt kundenummer.
5. Søk opp kunden i Webshipper backend og endre organisasjonsnummer (VAT no) og company name til kundens nye firmanavn (dersom navneendring). Logg inn på kundens Webshipper-bruker, og endre på samtlige lokasjoner for kunden slik at firmanavn og kundenummer blir korrekt iht. de nye opplysningene i Xsale.
6. “Kundealias” må oppdateres. Dette er en fil vi bruker ifm. fakturering. Informer nærmeste leder om at dette må endres.
7. Dersom kunden er satt opp med Helthjem: KAM i Helthjem må informeres om nytt organisasjonsnummer, slik at de får endret dette hos seg.
Videreføring av kundens avtale til nytt firmanavn/organisasjonsnummer er nå fullført!
Lettbutikkunde endrer organisasjonsnummer
1. Nytt kundekort må opprettes og fylles ut i Xsale med nytt organisasjonsnummer og evt. nytt firmanavn. Utover dette skal resten av informasjonen på det gamle kundekortet “overføres” til det nye.
2. KAM bistår med å sende ut “transfer agreement” (videreføring av kontrakt) til kunden, som de signerer og sender i retur til oss.
3. Etter at signert transfer agreement er mottatt i retur kan vi importere kundekortet til Tripletex fra Xsale.
4. Søk opp kunden i Webshipper backend og endre organisasjonsnummer (VAT no) og company name til kundens nye firmanavn (dersom navneendring). Logg inn på kundens Webshipper-bruker, og endre på samtlige lokasjoner for kunden slik at firmanavn og kundenummer blir korrekt iht. de nye opplysningene i Xsale.
5. “Impersonate” kunden i Shiphero og gå inn på My account -> Warehouses, og trykk på “settings” lengst til høyre. Inne på settings skal kundenavn (både invoice address og label address) endres til “nytt kundenummer – firmanavn” (firmanavn er avhengig av hva kunden ønsker skal stå som avsender). Lagre endringen.
6. “Kundealias” må oppdateres. Dette er en fil vi bruker ifm. fakturering. Informer nærmeste leder om at dette må endres.
7. Dersom kunden er satt opp med Helthjem: KAM i Helthjem må informeres om nytt organisasjonsnummer, slik at de får endret dette hos seg.
Videreføring av kundens avtale til nytt firmanavn/organisasjonsnummer er nå fullført!